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MEMO-Tagung


Studie zum Fortschritt des Prozessmanagements in der öffentlichen Verwaltung

PROGRESS 2011

Alles Gute kann noch besser werden – Entwicklungsstand und Handlungsempfehlungen für erfolgreiches Prozessmanagement im öffentlichen Sektor

Seit Beginn der 90er Jahre hat die Diskussion über die Modernisierung in öffentlichen Verwaltungen in Deutschland nie aufgehört. In deren Rahmen wurden unter anderem Modernisierungskonzepte wie z. B. Aufgabenkritik, Privatisierung, Qualitätsmanagement, Prozessoptimierung mit IKT oder Personalentwicklung auf die öffentlichen Verwaltungen angewandt. Ergebnisse dieser Aktivitäten lassen erkennen, dass die Modernisierung des öffentlichen Sektors als langfristiger, nachhaltiger Prozess angelegt werden muss. Diesem Prozess der Verwaltungsmodernisierung kommt in den letzten Jahren immer größere Bedeutung zu. Davon sind sowohl die Gesamtorganisation als auch die internen Dienstleistungen öffentlicher Einrichtungen betroffen.

Viele Verbesserungsbemühungen und Modernisierungsansätze beeinflussen die Organisationsstruktur und den Führungsprozess innerhalb der Behörden. Ausgehend von der Annahme, dass erfolgreiche Führungsprozesse mit größerem Erfolg der Verwaltung reflektiert werden, müssen diese Prozesse verbessert werden. In den letzten Jahren haben öffentliche Verwaltungen die Idee des Prozessmanagements erfolgreich als Mittel für Modernisierung übernommen, nicht zuletzt weil Prozessmanagement-Ansätze ein großes Potenzial zur Kostenreduktion besitzen.

Zur systematischen Identifikation von Schwächen und Stärken des Personals, der Prozesse, sowie der eingesetzten Methoden, Techniken und Werkzeuge, können Reifegradmodelle für das Prozessmanagement eingesetzt werden. Durch deren Anwendung können der aktuelle Entwicklungsstand des Prozessmanagements sowie die Verbesserungspotenziale identifiziert werden. Gleichzeitig ist es einer Organisation möglich, den Reifegrad und die Kompetenzen einzelner Bereiche oder Ressourcen zu bestimmen. Damit werden verschiedene interne Bereiche einer Organisation vergleichbar.

Bekannte Reifegradmodelle berücksichtigen die besonderen Eigenheiten von öffentlichen Verwaltungen nicht. Deshalb war es notwendig, ein domänenspezifisches Reifegradmodell zu entwickeln, das es ermöglicht, den aktuellen Entwicklungsstand des Prozessmanagements in einzelnen Bereichen einer Verwaltung zu bestimmen sowie die Verbesserungspotenziale zu identifizieren, und dabei die Bedürfnisse und Ansprüche des öffentlichen Sektors zu beachten.

Als Ergebnis der Prozessanalyse liegt ein Überblick über die Stärken und Schwächen der Verwaltung in den einzelnen Bereichen vor. So wird ermöglicht, einheitliche und überprüfbare Aussagen zum Status der Prozesse und zur Qualität ihrer Durchführung zu machen. Ausgehend von der ermittelten Ist-Situation lassen sich konkrete Verbesserungsvorschläge und Handlungsempfehlungen ableiten.

Derzeit führt das Kompetenzzentrum E-Government des European Research Center for Information Systems (ERCIS) der Universität Münster in Zusammenarbeit mit der PICTURE GmbH ein deutschlandweites Forschungsprojekt mit dem Ziel durch, den aktuellen Status der Prozessorientierung in deutschen festzustellen und konkrete Handlungsempfehlungen zu dessen Ausbau zu geben. Die Ergebnisse werden auf der Fachtagung MEMO (Methoden und Werkzeuge zur Verwaltungsmodernisierung) am 8. und 9. Juni 2011 vorgestellt. Weiterführende Informationen und Anmeldemöglichkeiten werden auf der Webseite www.memo-tagung.de angeboten.

 

Das Management Summary der Studie befindet sich im Download-Bereich.


Imprint | © MEMO-Tagung Prof. Becker